Ön Muhasebe Nedir? Nasıl Yapılır ve Ön Muhasebe Programı Nasıl Seçilir?

Ön muhasebe, işletmenin günlük ticari işlemlerinin — satış, alış, tahsilat, ödeme, stok hareketi, çek ve senet — belgeye dayalı olarak kaydedilmesi ve takip edilmesidir. Amacı işletmenin anlık durumunu görmek ve resmî muhasebe kayıtları için doğru, eksiksiz veri hazırlamaktır. Resmî defterleri ve beyannameleri ise genel muhasebe, çoğunlukla mali müşavir yürütür.

Ön muhasebenin sorduğu sorular günlüktür: Bu müşterinin bize ne kadar borcu var ve vadesi ne zaman? Bu hafta hangi ödemeler çıkacak? Kasada ne kadar nakit olmalı? Hangi ürün kritik seviyede? Genel muhasebe ise aynı verileri yasal çerçeveye oturtur: yevmiye kayıtları, mizan, beyannameler, bilanço ve gelir tablosu. İkisi birbirinin devamıdır; ön muhasebe ne kadar düzenliyse genel muhasebe o kadar az düzeltme ve soruyla ilerler.

Sahne ön muhasebenin en çok ihmal edilen işini gösteriyor: kaydı tutmak yetmez, kaydın gerçekle uyuştuğunu da düzenli olarak kontrol etmek gerekir. Banka hesabındaki her hareketin kayıtlarda bir karşılığı olmalı; karşılığı olmayan hareket ya unutulmuş bir tahsilat ya bilinmeyen bir masraf ya da hatalı bir kayıttır.

Ön muhasebenin temel kayıtları; cari hesaplar (müşteri ve tedarikçi borç-alacak), kasa ve banka hareketleri, satış ve alış faturaları, stok giriş-çıkışları, çek ve senetler, masraflar ve personel avanslarıdır. Her kaydın bir belgesi olmalı ve her kayıt doğru cariye, doğru hesaba ve doğru tarihe işlenmelidir.

Cari hesap

Bir müşteri ya da tedarikçiyle olan borç-alacak ilişkisinin tamamı: faturalar, tahsilatlar, ödemeler ve kalan bakiye.

Kasa

İşletmedeki nakit. Her giriş ve çıkış bir belgeye dayanır; gün sonunda sayılan nakit kayıtla tutmalıdır.

Banka

Hesaplardaki hareketler: havale, EFT, POS tahsilatları, otomatik ödemeler, banka masrafları.

Stok

Depodaki ürünlerin miktar ve maliyet kaydı; alışla girer, satışla çıkar.

Çek ve senet

Vadeli ödeme araçları; alınan ve verilen evraklar, vadeleri ve durumları (portföyde, tahsilde, ödendi) izlenir.

Masraf

Kira, fatura, yakıt, kırtasiye gibi işletme giderleri; her biri belgesiyle kaydedilir.

Bu kayıtlar birbirine bağlıdır. Bir satış faturası cari hesabı borçlandırır, stoktan ürün düşer, KDV kaydı oluşur. Müşteri ödeme yaptığında banka ya da kasa artar, cari hesap kapanır. Kayıtlar ayrı ayrı defterlerde ya da ayrı Excel sayfalarında tutulduğunda bu bağlantılar elle kurulur ve hata da çoğunlukla bu bağlantı noktalarında olur.

Ön muhasebede her kayıt bir belgeye dayanır: satış ve alış faturası (kâğıt ya da e-Fatura/e-Arşiv), irsaliye (ya da e-İrsaliye), tahsilat makbuzu, banka dekontu, yazar kasa fişi, gider pusulası, serbest meslek makbuzu ve masraf belgeleri. Belgesi olmayan kayıt hem yasal açıdan hem de mutabakatta sorun çıkarır.

• Satış: fatura veya yazar kasa fişi; sevkiyat varsa irsaliye.
• Alış: tedarikçiden gelen fatura ve irsaliye; mal teslimini kontrol ettiğinizi gösteren giriş kaydı.
• Tahsilat: banka dekontu, POS günsonu raporu, tahsilat makbuzu ya da çek/senet bordrosu.
• Ödeme: banka dekontu, tediye makbuzu, kasa çıkış fişi.
• Vergi mükellefi olmayan kişiden alım: gider pusulası.
• Serbest meslek hizmeti: serbest meslek makbuzu (elektronik olarak e-SMM).

Ön muhasebe bir kerelik bir iş değil, bir rutindir. Her gün belgeler girilir ve kasa sayılır; her hafta tahsilat ve ödeme vadeleri gözden geçirilir; her ay banka ve cari mutabakatı yapılır, mali müşavire veri ve belge iletilir. Rutin aksamadığı sürece ay sonu ve yıl sonu kapanışları sıkıntısız geçer.

1. 01

   Her gün

   O gün kesilen ve gelen faturaları, yapılan tahsilat ve ödemeleri, kasa giriş-çıkışlarını kaydedin. Gün sonunda kasadaki nakdi sayıp kayıtla karşılaştırın; fark varsa aynı gün nedenini bulun.

2. 02

   Her hafta

   Önümüzdeki iki haftanın tahsilat ve ödeme vadelerine bakın. Vadesi geçen alacaklar için müşteriyle iletişime geçin; ödeme planını nakit durumuna göre gözden geçirin.

3. 03

   Her ay

   Banka hesap hareketlerini kayıtlarla karşılaştırın, büyük müşteri ve tedarikçilerle cari bakiye mutabakatı yapın, eksik belgeleri tamamlayın ve mali müşavirinize ayın verisini ve belgelerini iletin.

4. 04

   Her yıl sonu

   Stok sayımı yapın ve sistemle karşılaştırın, tüm carilerle bakiye mutabakatı isteyin, şüpheli alacakları ayrı izleyin, kasa ve banka bakiyelerini belgelerle doğrulayın. Bu adımlar yıl sonu kapanışının ve bilançonun doğruluğunu belirler.

Mutabakat, işletmenin kayıtlarının dış bir kaynakla karşılaştırılmasıdır: banka mutabakatında hesap ekstresi ile kasa-banka kayıtları, cari mutabakatta müşteri ya da tedarikçinin kayıtları ile sizin kayıtlarınız, kasa sayımında fiilî nakit ile kayıt karşılaştırılır. Fark çıktığında amaç farkı kapatmak değil, nedenini bulup düzeltmektir.

1. Banka ekstresini dönem başı ve dönem sonu bakiyesiyle birlikte alın; mümkünse programa otomatik aktarın.
2. Ekstredeki her hareketi kayıtlardaki bir harekete eşleştirin: tutar, tarih ve açıklama birlikte kontrol edilir.
3. Ekstrede olup kayıtlarda olmayan hareketleri listeleyin: genellikle unutulmuş tahsilat, banka masrafı, otomatik ödeme ya da POS kesintisidir.
4. Kayıtlarda olup ekstrede olmayanları listeleyin: henüz geçmemiş ödeme, yanlış hesaba yazılmış kayıt ya da mükerrer kayıt olabilir.
5. Her farkın nedenini belgeyle çözüp kaydı düzeltin; dönem sonu bakiyeleri birebir tutana kadar kapanış yapmayın.

Cari mutabakat için müşteri ve tedarikçilere belirli bir tarihteki bakiyeyi içeren bir mutabakat mektubu gönderilir; karşı taraf onaylar ya da kendi bakiyesini bildirir. Fark varsa iki tarafın hareket dökümü karşılaştırılır. Bunun yanında belirli tutarın üzerindeki alım ve satımlar dönemsel olarak Gelir İdaresi'ne bildirilir (Form Ba ve Form Bs); karşı tarafın bildirimiyle uyuşmazlık incelemeye yol açabileceği için cari mutabakatın düzenli yapılması bu bildirimlerin de doğru olmasını sağlar. Bildirim eşiğini mali müşavirinizden öğrenin.

Az sayıda işlem yapan çok küçük bir işletme için Excel başlangıçta yeterli olabilir. Ancak işlem sayısı, kullanıcı sayısı ve e-belge yükümlülüğü arttıkça Excel'de kayıtlar arası bağlantı elle kurulur, aynı dosyayı iki kişi değiştiremez, geçmiş değişiklikler izlenemez ve e-fatura doğrudan kesilemez. Bu noktada ön muhasebe programına geçmek hatayı ve zaman kaybını azaltır.

• Aynı müşteri farklı yazımlarla birden çok satırda geçiyor.
• Cari bakiyeleri bulmak için birden çok dosyayı birleştirmeniz gerekiyor.
• Stok sayısı ile sayım sonucu sürekli farklı çıkıyor.
• Birden fazla kişi kayıt giriyor ve kimin neyi değiştirdiği bilinmiyor.
• e-Fatura ya da e-Arşiv kesmek için ayrı bir portal kullanıyor, aynı bilgiyi iki kez giriyorsunuz.

Bu belirtilerden ikisi ya da daha fazlası varsa Excel artık işletmenin hızına yetişmiyor demektir. Geçişin kendisi de bir proje olarak planlanmalıdır; dağınık tablolardan sisteme geçişin adımlarını ayrı bir yazıda ayrıntılı anlattık.

Ön muhasebe programı; işletmenin e-belge yükümlülüklerini karşılamalı, cari, kasa, banka, stok ve çek-senet modüllerini birbirine bağlı yürütmeli, banka ve satış kanallarıyla entegre olmalı, kullanıcı yetkilerini ve değişiklik kaydını tutmalı, mali müşavire veri aktarabilmeli ve verinizi dışa aktarmanıza izin vermelidir. Fiyat, bu ölçütlerden sonra değerlendirilir.

Bulut tabanlı programlar her yerden erişim, otomatik güncelleme ve yedekleme sağlar; bilgisayara kurulan programlar internet kesintisinden etkilenmez ama yedekleme ve güncelleme işletmenin sorumluluğundadır. Hangisini seçerseniz seçin, yedeklerin nerede ve ne sıklıkla alındığını, verinin hangi ülkede tutulduğunu ve KVKK açısından sağlayıcının sözleşmesinde ne yazdığını öğrenin.

Ücretsiz programlar ya da ücretsiz sürümler, çok az işlem yapan ve e-belge yükümlülüğü sınırlı işletmeler için başlangıç olabilir. Sınırları genellikle kullanıcı sayısı, belge adedi, e-belge kontörü, entegrasyon ve destek tarafındadır. Asıl maliyet çoğu zaman lisans değil, işletme büyüdüğünde verinin başka programa taşınmasıdır.

• Ücretsiz sürümün sınırlarını (belge sayısı, kullanıcı, modül) yazılı olarak öğrenin.
• e-Fatura ve e-Arşiv için ayrı kontör ya da entegratör ücreti olup olmadığını sorun.
• Verinizi tam olarak dışa aktarabildiğinizden emin olun; ücretsiz sürümler bazen dışa aktarmayı kısıtlar.
• Destek kanalını ve yanıt süresini öğrenin; ay sonunda bir sorun çıktığında kime ulaşacağınızı bilin.

Geçiş, belirli bir açılış tarihinde cari, stok, kasa, banka ve çek-senet bakiyelerinin yeni programa doğru aktarılmasıyla başlar. Açılış bakiyeleri mali müşavirin kayıtlarıyla karşılaştırılır, ilk ay eski ve yeni düzen kısa bir süre birlikte izlenir ve ekip eğitilir. Ay ortasında değil, dönem başında geçmek kapanışları kolaylaştırır.

1. 01

   Açılış tarihini seçin

   Mümkünse bir ay ya da üç aylık dönem başını seçin. Böylece geçmiş dönemin kapanışı eski düzende, yeni dönemin tamamı yeni programda yapılır.

2. 02

   Ana kayıtları temizleyip aktarın

   Müşteri, tedarikçi ve ürün listelerini aktarmadan önce mükerrer ve hatalı kayıtları ayıklayın. Vergi numarası, adres ve iletişim bilgileri eksiksiz olsun; e-fatura için bu bilgiler zorunludur.

3. 03

   Açılış bakiyelerini girin ve doğrulayın

   Cari bakiyeler, stok miktarları ve maliyetleri, kasa ve banka bakiyeleri, portföydeki çek ve senetler açılış tarihi itibarıyla girilir ve mali müşavirin mizanıyla karşılaştırılır. Tutmayan bakiyeyle başlamak, yılın geri kalanını o farkla geçirmek demektir.

4. 04

   Yetkileri ve rutinleri kurun

   Kimin fatura keseceği, kimin ödeme gireceği, kimin yalnızca rapor göreceği belirlensin. Günlük kasa sayımı, haftalık vade kontrolü ve aylık mutabakat rutinleri programın içinde hatırlatma olarak kurulsun.

5. 05

   İlk ayı yakından izleyin

   İlk ay sonunda banka ve cari mutabakatını titizlikle yapın, mali müşavirinize veriyi aktarıp geri bildirim alın. Bu ilk kapanışta çıkan sorunlar, sonraki ayların düzenini belirler.

Düzenli tutulan ön muhasebe, işletme sahibine her hafta birkaç kritik soruyu yanıtlar: kimden ne kadar alacağım var ve vadesi geçen ne kadar, önümüzdeki haftalarda ne kadar ödeme çıkacak, hangi ürünler kâr ediyor, stok ne hızla dönüyor. Bu sorulara dört temel rapor cevap verir.

Vadesi geçmiş alacak oranı = Vadesi geçmiş alacak ÷ Toplam alacak
Nakit açığı (dönem)       = Beklenen tahsilat − Planlanan ödemeler
Ürün brüt kârı             = Satış tutarı (KDV hariç) − Satılan malın maliyeti
Stok devir hızı            = Dönem satış maliyeti ÷ Ortalama stok

Bu göstergelerin değeri tek başına değil, zaman içindeki eğilimindedir. Vadesi geçmiş alacak oranı her ay biraz artıyorsa tahsilat sürecinde bir sorun büyüyordur; stok devir hızı düşüyorsa depoda para bekliyordur. Ön muhasebe programı bu raporları her gün güncel hâliyle verebilmeli ve bir tıkla tarih aralığını değiştirmenize izin vermelidir.