Cari Hesap ve Tahsilat Takibi: Vadeli Satışın Yönetimi

Cari hesap, bir müşteri ya da tedarikçiyle aranızdaki hareketlerin tarih sırasıyla tutulduğu defterdir. Her satırın bir borç ya da alacak tarafı vardır; bakiye ikisinin farkıdır. Müşteride borç bakiye size olan borcu, tedarikçide alacak bakiye sizin borcunuzu gösterir.

TARİH       AÇIKLAMA              BORÇ      ALACAK    BAKİYE
01.03  Devir                          0         0          0
05.03  Satış faturası           120.000         0    120.000 B
12.03  Satış faturası            80.000         0    200.000 B
20.03  Nakit tahsilat                 0    50.000    150.000 B
28.03  Çek alındı (vade 30.05)        0    90.000     60.000 B
31.03  İade faturası                  0    10.000     50.000 B

Bakiye 50.000 BORÇ → müşteri size 50.000 borçlu.

Dikkat: 28.03'teki çek bakiyeyi düşürdü ama PARA HENÜZ
GELMEDİ. Çek 30.05'te ödenecek. Bakiye ile kasadaki nakit
aynı şey değil.

Örnekteki son uyarı, cari hesapla ilgili en yaygın yanlış anlamadır. Çek ya da senet alındığında cari bakiye kapanır ama tahsilat gerçekleşmemiştir; yalnızca alacağın biçimi değişmiştir. Bu yüzden sağlıklı bir sistemde portföydeki çekler ayrı izlenir ve nakit planına vade tarihleriyle girer.

Cari hesap

Bir müşteri ya da tedarikçiyle olan borç-alacak hareketlerinin tarih sırasıyla tutulduğu hesap.

Borç bakiye

Müşteri hesabında: karşı tarafın size olan borcu. Tedarikçi hesabında: sizin fazla ödemeniz.

Alacak bakiye

Müşteri hesabında: müşterinin fazla ödemesi ya da alacağı. Tedarikçide: sizin borcunuz.

Açık hesap

Teminatsız, güvene dayalı vadeli satış. En yaygın ve en riskli çalışma biçimi.

Mutabakat

İki tarafın kendi defterindeki bakiyeyi karşılaştırıp doğrulaması. Fark varsa kaynağı belge belge bulunur.

Yaşlandırma

Alacakların vadesinden bu yana geçen süreye göre gruplanması: 0-30, 31-60, 61-90, 90+ gün.

Yaşlandırma, alacakları vadesinden bu yana geçen süreye göre gruplar. Toplam alacak tek bir sayıdır ve hiçbir şey anlatmaz; aynı tutarın hangi yaş grubunda olduğu ise her şeyi anlatır. Yaş büyüdükçe tahsil edilebilirlik düşer.

MÜŞTERİ      TOPLAM   0-30    31-60   61-90    90+
A Ltd.       180.000  180.000      0       0       0
B A.Ş.       160.000   40.000  60.000  60.000       0
C Tic.       150.000        0       0       0  150.000
─────────────────────────────────────────────────────
TOPLAM       490.000  220.000  60.000  60.000  150.000

Üç müşterinin bakiyesi birbirine yakın ama riskleri
tamamen farklı:
  A → tamamı taze, sorun yok
  B → kademeli olarak yaşlanıyor, ödeme yapıyor ama yavaş
  C → tek kalem, doksan günü aşmış — asıl sorun burada

Toplam alacağa bakan biri üçünü de aynı görür.

Yaşlandırmanın ikinci kullanımı eğilimi görmektir. Bu ayki rapor tek başına bir fotoğraftır; geçen ayla karşılaştırıldığında ise film olur. 31-60 grubundaki tutar her ay büyüyorsa, tahsilat süreciniz satış hızına yetişemiyor demektir — henüz kriz yok ama yolda.

Ortalama tahsilat süresi = (Ortalama alacak / Satış) × 365

Örnek:
  Yıllık satış ......... 12.000.000
  Ortalama alacak ......  2.100.000

  (2.100.000 / 12.000.000) × 365 = 63,9 gün

Vadeniz 45 günse ve ortalama 64 gün tahsil ediyorsanız,
aradaki 19 gün müşteriye verdiğiniz FAZLADAN krediye eşit.
Bunun bir bedeli var ve kimse fatura etmiyor.

Limit, müşterinin cirosuna göre değil ödeme davranışına ve kaybı göze alabileceğiniz tutara göre belirlenir. İyi bir limit üç girdiden çıkar: geçmiş ödeme performansı, teminat durumu ve tek müşteride yoğunlaşma sınırı.

1. 01

   1. Ödeme geçmişini puanla

   Son bir yılda ortalama kaç gün geç ödedi, kaç kez 60 günü aştı, karşılıksız çek çıktı mı? Bu üç veri sistemde varsa puan otomatik çıkar; yoksa cari hesap ekstresinden çıkarılır.

2. 02

   2. Teminatı ayrı değerlendir

   Teminat riski azaltır ama tahsilatı hızlandırmaz. Teminatlı çalışılan müşteride limit yükselebilir; bu, tahsilat takibinin gevşeyeceği anlamına gelmez.

3. 03

   3. Yoğunlaşma sınırı koy

   Tek müşteri toplam alacağın belli bir payını aşmamalı. O müşteri ödemediğinde işletmenin ayakta kalıp kalamayacağı sorusunun cevabı, limitin üst sınırını belirler.

4. 04

   4. Limiti sisteme yaz

   Kâğıtta kalan limit uygulanmaz. Limit aşıldığında satışın onaya düşmesi gerekir; uyarı yeterli değildir, çünkü yoğun günde uyarı okunmaz.

5. 05

   5. Düzenli gözden geçir

   Limit bir kez konup unutulmaz. Ödeme davranışı iyileşen müşterinin limiti artar, bozulanınki düşer. Üç ayda bir gözden geçirmek makul bir aralıktır.

Çek ve senet alındığında cari bakiye kapanır ama tahsilat gerçekleşmemiştir. Portföydeki evrak kendi vade tarihiyle ayrı izlenmeli; ciro edilen, teminata verilen ve karşılıksız çıkan evrakın da ayrı durumları vardır.

Üçüncü satır özellikle önemlidir. Aldığınız bir çeki tedarikçinize ciro ettiğinizde kendi borcunuz kapanır, ama çek karşılıksız çıkarsa sorumluluk size döner. Yani ciro, riski devretmez — yalnızca erteler. Ciro edilen evrakın kimden alınıp kime verildiği izlenmiyorsa, karşılıksız çıktığında zincir çözülemez.

Tahsilat bir hatırlatma değil, bir süreçtir. En etkili adım en erken olandır: vade gelmeden yapılan kısa bir teyit, gecikmelerin önemli bir kısmını daha oluşmadan önler. Sonraki adımlar giderek resmileşir.

1. 01

   Vadeden önce — teyit

   Vadeden birkaç gün önce kısa bir hatırlatma. Amaç baskı değil, evrak eksiği olup olmadığını öğrenmek: fatura ulaşmış mı, onay süreci tamam mı? Gecikmelerin büyük kısmı burada çözülür.

2. 02

   Vade günü — ödeme bilgisi

   Ödeme yapılmadıysa aynı gün kısa bir bildirim. Erken hatırlatma ilişkiyi bozmaz; geç hatırlatma ise "nasılsa geç ödenebiliyor" alışkanlığı üretir.

3. 03

   1-15 gün — sebep öğren

   Telefonla arayın ve sebebi öğrenin. Nakit sıkışıklığı mı, evrak sorunu mu, memnuniyetsizlik mi? Üçünün çözümü farklıdır; sebebi bilmeden yapılan takip tekrar eden bir hatırlatmaya dönüşür.

4. 04

   15-30 gün — yazılı ve plan

   Yazılı bildirim ve gerekiyorsa ödeme planı. Plan yapılırsa yazılı olsun ve sisteme vade olarak girsin; sözlü plan takip edilemez.

5. 05

   30-60 gün — satışı kısıtla

   Vadeli satışı durdurun. Bu adım geciktikçe alacak büyür ve tahsil edilebilirlik düşer. Kısıtlama cezalandırma değil, riski dondurma hamlesidir.

6. 06

   60+ gün — hukuki değerlendirme

   Hukuki süreç ve varsa teminatın kullanımı. Bu aşamaya gelen alacakta hız, tutardan daha belirleyicidir.

Sürecin en yanlış anlaşılan yanı, ilk adımın "rahatsız edici" sanılmasıdır. Pratikte tersi olur: vade öncesi yapılan kısa teyit profesyonel bulunur ve müşterinin kendi ödeme planına sizi öne alır. Hiç aranmayan alacak ise, sıra geldiğinde en sona kalır.

Vade bir finansman hizmetidir; bedeli ya fiyata yansıtılır ya da sessizce üstlenilir. Peşin iskontosu ile vade farkı aynı madalyonun iki yüzüdür: biri erken ödeyeni ödüllendirir, diğeri geç ödeyene maliyeti yansıtır.

Bir tedarikçi "10 gün içinde öde, %2 iskonto" diyor.
Normal vade 40 gün. Yani 30 gün erken ödemek için %2.

Yıllık maliyet ≈ (iskonto / (1 - iskonto)) × (365 / kazanılan gün)
             ≈ (0,02 / 0,98) × (365 / 30)
             ≈ 0,0204 × 12,17
             ≈ %24,8

Okuma: bu iskontodan VAZGEÇMEK, yıllık ~%25 faizle
borçlanmakla aynı kapıya çıkar. Kendi finansman maliyetiniz
bunun altındaysa peşin ödemek kârlıdır.

Aynı hesap ters yönde de çalışır: müşterinize peşin iskontosu verirken oranı bu formülle sınayın. İskontonun yıllık karşılığı kendi finansman maliyetinizden yüksekse, o iskonto size pahalıya gelen bir tahsilat hızlandırmasıdır — nakit sıkışıklığında yine de tercih edilebilir, ama bilerek.

Cari hesap düzeninin sağlığı, kayıt anındaki disipline bağlıdır. Vergi numarasıyla tekilleştirilmiş kart, her faturada vade, tahsilatın faturayla eşleşmesi ve limitin satış anında kontrol edilmesi — dördü olmadan hiçbir rapor doğru çıkmaz.

• Cari kart vergi numarasıyla tekilleştirilmeli; aynı firma için ikinci kart açılmamalı.
• Her satış faturasının vade tarihi olmalı — vadesiz fatura yaşlandırmaya giremez.
• Tahsilat, hangi faturaya karşılık geldiği belirtilerek kapatılmalı; toplu kapatma yaş bilgisini yok eder.
• Çek ve senet portföyde ayrı izlenmeli, vade tarihiyle nakit planına girmeli.
• Risk limiti sistemde tanımlı olmalı ve aşımda satış onaya düşmeli.
• İade ve fiyat farkı faturaları cari hesaba anında yansımalı; gecikirse mutabakat tutmaz.
• Mutabakat mektubu dönemsel olarak gönderilmeli — farklar en ucuz erken çözülür.

Üçüncü madde en sık atlanan ve en çok zarar verendir. Gelen ödeme "cari hesaba mahsup" diye toplu kapatılırsa, hangi faturanın tahsil edildiği kaybolur ve yaşlandırma raporu anlamsızlaşır. Eşleştirme, tahsilat kaydının en önemli parçasıdır.

Cari hesap sağlığı beş sayıyla izlenir: ortalama tahsilat süresi, vadesi geçmiş alacak oranı, 90+ gün alacak tutarı, ilk beş müşterinin alacak payı ve limit aşımı sayısı. Beşi birlikte okunduğunda risk erken görünür.

Dördüncü satır en az bakılan ama en tehlikeli olanıdır. Alacağın büyük kısmı birkaç müşteride toplanmışsa, işletmenin nakit sağlığı artık sizin değil onların ödeme davranışına bağlıdır. Bu oranı bilmek, yeni müşteri kazanımının neden sadece bir büyüme değil aynı zamanda bir risk yönetimi kararı olduğunu da açıklar.

Beş sayının hepsi elle çıkarılabilir ama her ay tekrarlanacaksa sistemden gelmelidir. Tekil cari kart, faturada vade ve tahsilat eşleştirmesi düzgün tutuluyorsa beşi de tek raporla çıkar; tutulmuyorsa önce o kayıt disiplinini kurmak gerekir — ölçüm ondan sonra anlam kazanır.