Yeni kurulan ya da büyümeyi planlayan küçük ve orta ölçekli işletmeler, KOSGEB'e başvurmayı düşünen girişimciler ve daha önce desteği onaylanıp ödeme aşamasında sorun yaşayanlar.
KOSGEB desteği hakkında dolaşan bilgilerin büyük kısmı iki uç arasında gidip gelir: "devlet parasız para dağıtıyor" ile "o destekleri zaten tanıdığı olan alıyor". İkisi de yanlıştır. Destekler belirli kurallarla, belirli kalemler için ve çoğu zaman harcamanın bir kısmını karşılayacak biçimde verilir; kuralları okuyan ve belgeyi eksiksiz tutan işletme için ulaşılabilirdir.
Asıl zorluk başvuruda değil, ödeme aşamasındadır. Pek çok işletme desteği onaylatır, harcamayı yapar ve sonra faturanın tarihinden, ödemenin yapılış biçiminden ya da eksik bir teslim belgesinden dolayı o harcamanın desteklenmediğini öğrenir. Bu yazının ağırlığı bu yüzden süreç ve belge düzenindedir.
Önemli bir not: destek programlarının adları, kapsamları, üst limitleri ve oranları dönemden döneme değişir. Bu yazıda bilerek hiçbir tutar ve oran vermiyoruz. Güncel programları ve uygulama esaslarını KOSGEB'in resmî sitesinden okuyun; burada anlattığımız şey o metni nasıl okuyacağınız ve süreci nasıl yöneteceğinizdir.
KOSGEB nedir, desteği kim alabilir?
KOSGEB, küçük ve orta ölçekli işletmeleri desteklemekle görevli kamu kurumudur. Destek alabilmek için işletmenin KOBİ tanımına girmesi, KOSGEB veri tabanına kayıtlı olması ve başvurduğu programın hedef kitlesinde yer alması gerekir.
Destekten yararlanmanın ilk şartı KOBİ tanımına girmektir. Bu tanım çalışan sayısı ve yıllık net satış hasılatı ya da mali bilançoya göre yapılır; eşikler yönetmelikle belirlenir ve zaman zaman güncellenir. İkinci şart, faaliyet alanınızın KOSGEB'in desteklediği sektörler arasında olmasıdır. Her faaliyet kodu her programa başvuramaz; bazı programlar yalnızca imalat, bazıları belirli teknoloji alanları için açılır.
- KOBİ tanımı: Çalışan sayısı ve hasılat/bilanço eşiklerine göre. Güncel eşikleri yönetmelikten doğrulayın.
- Sektör uygunluğu: Faaliyet kodunuzun (NACE) başvurduğunuz programın kapsamında olması gerekir.
- Veri tabanı kaydı: KOSGEB'e kayıtlı olmayan işletme hiçbir programa başvuramaz.
- Güncel beyanname: KOBİ Bilgi Beyannamesi'nin süresi içinde yenilenmiş olması aranır.
- Borç durumu: Vergi ve SGK borcu, özellikle ödeme aşamasında sorun çıkarır.
- Programın hedef kitlesi: Yeni girişimci, mevcut işletme, imalatçı, ihracatçı — her programın kendi tanımı vardır.
İlk adım: kayıt ve KOBİ Bilgi Beyannamesi
Başvurudan önce işletmenin KOSGEB sistemine kaydı yapılır ve KOBİ Bilgi Beyannamesi doldurulur. Beyanname, işletmenin KOBİ olup olmadığını ve hangi ölçekte olduğunu gösterir; süresi geçmiş beyanname başvuruyu durdurur.
- 01
e-Devlet üzerinden sisteme girin
KOSGEB'in e-hizmetlerine e-Devlet kimliğiyle girilir. Şirketler için yetkili kişinin girişi gerekir; yetki tanımı yapılmamışsa ilk iş budur.
- 02
İşletme kaydını oluşturun
Vergi numarası, faaliyet kodu, adres ve ortaklık bilgileri girilir. Bilgilerin vergi ve SGK kayıtlarıyla birebir aynı olması gerekir; uyuşmazlık sonraki her adımda karşınıza çıkar.
- 03
KOBİ Bilgi Beyannamesini doldurun
Çalışan sayısı, net satış hasılatı ve bilanço bilgileri beyan edilir. Bu bilgiler işletmenin ölçeğini belirler. Rakamlar mali müşavirinizle birlikte ve kayıtlara dayanarak girilmelidir.
- 04
Beyannameyi süresinde yenileyin
Beyanname mali verilere dayandığı için periyodik olarak yenilenir. Yenileme tarihini takvime yazın; süresi geçmiş beyanname başvuru ve ödeme aşamasını birlikte durdurur.
- 05
Bağlı ve ortak işletmeleri doğru beyan edin
Ortaklarınızın başka şirketlerdeki payları, işletmenizin ölçeğini hesaplarken dikkate alınabilir. Bunu atlamak, sonradan KOBİ tanımının dışında kaldığınızın anlaşılmasına ve desteğin geri istenmesine yol açabilir.
Destek programını doğru okumak
Her programın bir uygulama esasları metni vardır. Bu metinde kimin başvurabileceği, hangi giderlerin desteklendiği, destek oranı ve üst limit, geri ödeme koşulları, başvuru dönemi ve istenen belgeler yazar. Başvurunun kaderi çoğu zaman bu metnin dikkatli okunmasına bağlıdır.
PROGRAM ADI : (güncel adıyla)
BAŞVURU DÖNEMİ : Sürekli mi, çağrı esaslı mı?
Çağrıysa açılış–kapanış tarihi
KİM BAŞVURABİLİR : Ölçek, sektör, kuruluş tarihi,
bölge, ortaklık şartları
DESTEKLENEN GİDER : Makine, yazılım, eğitim, danışmanlık,
personel, kira ... (programa göre)
DESTEKLENMEYEN : Özellikle okunacak liste
DESTEK TÜRÜ : Geri ödemeli / geri ödemesiz
DESTEK ORANI : (programdan)
ÜST LİMİT : (programdan)
HARCAMA TARİHİ : Onaydan önceki harcama sayılır mı?
ÖDEME ŞEKLİ : Banka kanalı şartı var mı?
İSTENEN BELGELER : Başvuru + ödeme aşaması ayrı ayrı
İZLEME / YÜKÜMLÜLÜK: Destek sonrası ne kadar süre, ne?
→ Bu tabloyu doldurmadan başvuru hazırlamaya
başlamayın. Boş kalan satır, sorulacak sorudur."Desteklenmeyen giderler" listesi en az okunan ama en çok sorun çıkaran kısımdır. Pek çok işletme ihtiyaç duyduğu harcamanın destekleneceğini varsayar ve başvuruyu buna göre kurar; oysa o gider açıkça kapsam dışı bırakılmıştır. İkinci kritik satır harcama tarihidir: çoğu programda başvurunun onaylanmasından önce yapılan harcama desteklenmez. "Nasılsa başvuracağız" diye önceden alınan makine, destek kapsamının dışında kalabilir.
| Kavram | Anlamı | Dikkat |
|---|---|---|
| Geri ödemesiz destek | Desteklenen tutar işletmeye geri ödeme şartı olmadan verilir | Belgelendirme ve izleme yükümlülüğü yine vardır |
| Geri ödemeli destek | Tutar belirli bir vade sonunda geri ödenir, genellikle faizsiz | Teminat istenebilir; ödeme takvimini nakit planına yazın |
| Destek oranı | Uygun harcamanın ne kadarının karşılandığı | Kalan kısım ve KDV çoğu zaman işletmeye kalır |
| Üst limit | Program ya da kalem başına en yüksek destek | Oranla birlikte okunur; hangisi önce dolarsa o sınırdır |
| Çağrı esaslı program | Belirli tarih aralığında açılan başvuru dönemi | Dönemi kaçıran bir sonrakini bekler |
| İzleme dönemi | Destek sonrası işletmenin takip edildiği süre | Varlığı satmak, işyerini kapatmak sorun doğurabilir |
Başvuru dosyası: iş planı ve proje
Girişimcilik ve proje bazlı programlarda başvuru bir iş planı ya da proje dokümanıyla yapılır. Değerlendiren kişi şu soruların cevabını arar: sorun ne, bu harcama sorunu nasıl çözecek, sonuç nasıl ölçülecek ve işletme bunu yapabilecek kapasitede mi?
- Mevcut durum: İşletme bugün ne yapıyor, hangi darboğazla karşı karşıya? Somut ve ölçülebilir anlatın.
- Amaç: Proje bitince ne değişecek? "Büyümek" amaç değildir; "üretim kapasitesini artırmak", "ihracata başlamak" amaçtır.
- Faaliyetler: Hangi harcama hangi amaca hizmet ediyor? Her kalemin gerekçesi ayrı yazılır.
- Bütçe: Kalem bazında, teklif ve proformaya dayanan tutarlar. Yuvarlak ve gerekçesiz rakam güven kaybettirir.
- Takvim: Hangi faaliyet ne zaman yapılacak? Gerçekçi olmayan takvim uygulamada değişiklik talebi doğurur.
- Göstergeler: Başarı nasıl ölçülecek? Satış, istihdam, kapasite, ihracat gibi doğrulanabilir sonuçlar.
- Kapasite: Ekip, altyapı ve finansman — projeyi yürütebileceğinizi gösteren bilgiler.
- Pazar: Ürünün ya da hizmetin kime satılacağı, rakiplerden farkı ve talebin kanıtı.
İş planı yazarken en sık yapılan hata, planı desteği almak için yazmaktır. Değerlendirici bunu kolayca fark eder: bütçe kalemleri amaçla ilişkilendirilmemiştir, pazar kısmı genel ifadelerle doludur ve göstergeler ölçülemez. İyi iş planı önce işletmenin kendisi için yazılır; destek başvurusu o planın bir uygulamasıdır. Bütçe kısmını kurarken işletme bütçesi yazımızdaki gelir-gider ve başa baş mantığını kullanabilirsiniz.
Onaydan sonra: harcama nasıl yapılır?
Destek onaylandıktan sonra harcamanın nasıl yapıldığı, desteğin ödenip ödenmeyeceğini belirler. Tarih, ödeme kanalı, fatura içeriği ve teslim belgesi dört kritik noktadır.
- 01
Onay tarihini bekleyin
Harcamayı onay yazısından sonra yapın. Program aksini açıkça yazmıyorsa onaydan önceki fatura, sipariş ya da ödeme risklidir.
- 02
Onaylanan kalemden sapmayın
Onaylanan ürün, nitelik ve tedarikçi dışına çıkmanız gerekiyorsa önce değişiklik talebinde bulunun. Önce harcayıp sonra açıklamak çoğu zaman işe yaramaz.
- 03
Ödemeyi belgelenebilir kanaldan yapın
Pek çok programda ödemenin banka kanalıyla ve işletme hesabından yapılması istenir. Nakit ödeme, ortağın kişisel hesabından ödeme ya da üçüncü kişi üzerinden ödeme sorun çıkarır. Programın koşulunu doğrulayın.
- 04
Faturanın içeriğini kontrol edin
Fatura işletme adına, doğru vergi numarasıyla, onaylanan ürünü tanımlayacak açıklıkta düzenlenmelidir. "Muhtelif malzeme" gibi genel açıklamalar kalemi tanımlamaz.
- 05
Teslimi belgeleyin
İrsaliye, kurulum tutanağı, eğitim katılım belgesi, danışmanlık raporu — harcamanın gerçekten yapıldığını ve işletmeye ulaştığını gösteren belge saklanır.
- 06
Varlığı işletmede tutun
Desteklenen makine ve ekipman izleme dönemi boyunca işletmede ve kullanımda olmalıdır. Yerinde inceleme yapılabilir; seri numarası ve fotoğraf kaydı tutun.
Bu adımların her biri ayrı bir belge üretir ve bir harcamanın desteklenmesi için genellikle hepsinin birlikte eksiksiz olması gerekir. Bir kalemin faturası tam, ödemesi bankadan yapılmış ama teslim belgesi yoksa, o kalem ödeme aşamasında sorun çıkarabilir. Belge düzenini proje başında kurmak, dosyayı proje sonunda toplamaya çalışmaktan çok daha kolaydır.
Ödeme talebi: desteğin neden ödenmediği
Ödeme talebinde her harcama kalemi belgeleriyle birlikte sunulur ve tek tek incelenir. Reddedilen kalemlerin çok büyük kısmı başvurudaki bir hatadan değil, uygulama sırasındaki belge ve usul eksiklerinden kaynaklanır.
| Sorun | Neden olur | Önlem |
|---|---|---|
| Harcama tarihi kapsam dışı | Onaydan önce sipariş verilmiş ya da fatura kesilmiş | Onay yazısı gelmeden hiçbir işlem yapmayın |
| Ödeme kanalı uygun değil | Nakit, kişisel hesap ya da üçüncü kişi üzerinden ödeme | İşletme hesabından, açıklamalı banka ödemesi |
| Fatura kalemi tanımlamıyor | Genel açıklama, eksik model/seri bilgisi | Tedarikçiye fatura açıklamasını önceden bildirin |
| Onaylanandan farklı ürün | Değişiklik onayı alınmadan başka model alınmış | Önce değişiklik talebi, sonra harcama |
| Teslim kanıtı yok | İrsaliye, tutanak ya da katılım belgesi saklanmamış | Her kalem için teslim belgesini aynı gün dosyalayın |
| Vergi / SGK borcu | Ödeme aşamasında borç görünüyor | Talepten önce borç durumunu kontrol edin |
| Süre aşımı | Ödeme talebi süresi içinde yapılmamış | Program takvimindeki son tarihleri takvime yazın |
Bu tablonun ortak paydası şudur: sorunların neredeyse hiçbiri projenin kendisiyle ilgili değil. Makine alınmıştır, eğitim verilmiştir, danışmanlık yapılmıştır — ama belge ya da usul eksik olduğu için harcama yapılmamış gibi değerlendirilir. Destek sürecinde "yaptık" demek yetmez, "yaptığımızı gösteren belgeler burada" demek gerekir.
KOSGEB dışındaki destek kaynakları
KOSGEB tek destek kaynağı değildir. Kalkınma ajansları, TÜBİTAK, Ticaret Bakanlığı'nın ihracat destekleri, İŞKUR programları ve SGK teşvikleri farklı ihtiyaçlara yönelik ayrı kapılardır. Hangisinin uygun olduğu, ne için destek aradığınıza bağlıdır.
| Kaynak | Genel odak | Ne zaman bakılır |
|---|---|---|
| KOSGEB | KOBİ gelişimi, girişimcilik, kapasite, teknoloji | İşletme ölçeğinde yatırım ve gelişim ihtiyacında |
| Kalkınma ajansları | Bölgesel kalkınma öncelikleri, dönemsel program çağrıları | Bölgenizin öncelikli sektöründeyseniz |
| TÜBİTAK | Ar-Ge, yenilik, teknoloji geliştirme projeleri | Yeni ürün ya da süreç geliştiriyorsanız |
| Ticaret Bakanlığı | İhracat, pazar araştırması, fuar, markalaşma | Yurt dışına satış yapıyor ya da planlıyorsanız |
| İŞKUR | İşbaşı eğitim ve istihdam programları | Yeni personel alıp yetiştirecekseniz |
| SGK teşvikleri | Prim desteği ve istihdam teşvikleri | Her işe alımda — çoğu işletme hakkını kullanmıyor |
Aynı harcama için birden fazla kaynaktan destek almak genellikle mümkün değildir; mükerrer destek yasağı pek çok programda açıkça yazar. Ancak farklı harcamalar için farklı kaynakları kullanmak mümkündür: makine yatırımı bir programdan, ihracat fuarı başka bir programdan, yeni personelin prim desteği başka bir kaynaktan karşılanabilir. İhracat tarafındaki süreçleri e-ihracat yazımızda, işe alımdaki yükümlülükleri işe alım yazımızda anlattık.
Sık yapılan hatalar ve kontrol listesi
Destek sürecindeki hataların çoğu üç anda yapılır: programı okurken, onaydan önce harcarken ve belgeleri sonradan toplamaya çalışırken. Her biri basit bir alışkanlıkla önlenebilir.
- Uygulama esaslarını okumadan başvurmak — desteklenmeyen giderler listesi en sık atlanan kısımdır.
- Onaydan önce harcamak — program aksini yazmıyorsa o harcama kapsam dışı kalabilir.
- KOBİ Bilgi Beyannamesini güncel tutmamak — süresi geçmiş beyanname süreci durdurur.
- Bağlı işletmeleri beyan etmemek — sonradan ölçek dışında kalındığı anlaşılabilir.
- Nakit planı yapmadan başvurmak — destek çoğunlukla harcamadan sonra ödenir.
- Kişisel hesaptan ya da nakit ödemek — ödeme kanalı şartı çoğu programda vardır.
- Genel açıklamalı fatura kabul etmek — kalemi tanımlamayan fatura sorun çıkarır.
- Teslim belgesi saklamamak — harcama yapıldığı hâlde yapılmamış sayılabilir.
- Onaysız değişiklik yapmak — farklı ürün, farklı tedarikçi değişiklik talebi ister.
- İzleme dönemini unutmak — desteklenen varlığı satmak ya da işyerini kapatmak geri istemeye yol açabilir.
[ ] KOSGEB kaydı tamam, bilgiler vergi/SGK ile aynı
[ ] KOBİ Bilgi Beyannamesi güncel
[ ] Faaliyet kodu programın kapsamında
[ ] Uygulama esasları okundu, tablo dolduruldu
[ ] İhtiyacım olan gider "desteklenmeyen" listesinde değil
[ ] Hiçbir harcama onaydan önce yapılmadı
[ ] Teklifler gerçek tedarikçilerden alındı
[ ] Harcamanın tamamını önce ödeyecek nakit planı var
[ ] Vergi ve SGK borcu yok ya da yapılandırıldı
[ ] Her kalem için belge klasörü açıldıSık sorulan sorular
KOSGEB desteği nasıl alınır?
Dört aşamada: (1) e-Devlet üzerinden KOSGEB sistemine işletme kaydı ve KOBİ Bilgi Beyannamesi; (2) ihtiyacınıza uygun programın uygulama esaslarını okuyup başvuru koşullarını, desteklenen ve desteklenmeyen giderleri, oranı ve üst limiti çıkarmak; (3) gerekirse iş planı ya da proje dokümanıyla başvuru yapmak; (4) onaydan sonra harcamayı usulüne uygun yapıp her kalemi fatura, ödeme ve teslim belgesiyle ödeme talebine sunmak. Program adları, oranlar ve limitler değiştiği için güncel bilgiyi KOSGEB'in resmî sitesinden doğrulayın.
KOBİ Bilgi Beyannamesi nedir, ne zaman yenilenir?
İşletmenin çalışan sayısı, net satış hasılatı ve bilanço bilgilerini beyan ettiği ve KOBİ tanımına girip girmediğini gösteren belgedir. Mali verilere dayandığı için periyodik olarak yenilenir; yenileme dönemini KOSGEB sisteminden takip edin. Süresi geçmiş beyanname hem başvuruyu hem ödeme aşamasını durdurabilir. Bağlı ve ortak işletme bilgilerinin doğru girilmesi önemlidir: gerçeğe aykırı beyan tespit edilirse ödenen destek geri istenebilir.
Geri ödemeli ve geri ödemesiz destek arasındaki fark nedir?
Geri ödemesiz destekte desteklenen tutar işletmeye geri ödeme şartı olmadan verilir; ancak belgelendirme ve izleme yükümlülükleri yine geçerlidir. Geri ödemeli destekte tutar belirli bir vade sonunda geri ödenir ve genellikle faiz uygulanmaz; teminat istenebilir. Hangi programın hangi türde olduğu, oranı ve vadesi uygulama esaslarında yazar. Geri ödemeli desteği kullanacaksanız geri ödeme takvimini nakit planınıza baştan ekleyin.
Onaydan önce yaptığım harcama desteklenir mi?
Çoğu programda hayır. Destek genellikle başvurunun onaylanmasından sonra yapılan harcamalar için verilir; onaydan önce verilen sipariş, kesilen fatura ya da yapılan ödeme kapsam dışında kalabilir. Bazı programlarda farklı kurallar olabileceği için uygulama esaslarındaki harcama tarihi maddesini mutlaka okuyun. En güvenli yol, onay yazısı gelmeden hiçbir satın alma işlemi başlatmamaktır.
KOSGEB desteği neden ödenmez?
Reddedilen kalemlerin büyük kısmı belge ve usul eksiğinden kaynaklanır: onaydan önce yapılmış harcama, nakit ya da kişisel hesaptan yapılmış ödeme, kalemi tanımlamayan genel açıklamalı fatura, onaylanandan farklı ürün alınması, teslim belgesinin saklanmaması, ödeme aşamasında vergi veya SGK borcu görünmesi ve ödeme talebi süresinin kaçırılması. Önlemi basittir: her kalem için teklif, onay, fatura, dekont ve teslim belgesini içeren bir klasör açın ve belgeyi işlem günü dosyalayın.
KOSGEB dışında hangi devlet destekleri var?
İhtiyaca göre farklı kapılar vardır: bölgesel öncelikli sektörler için kalkınma ajanslarının dönemsel program çağrıları; Ar-Ge ve yenilik projeleri için TÜBİTAK; ihracat, fuar ve pazar araştırması için Ticaret Bakanlığı destekleri; yeni personel yetiştirmek için İŞKUR programları; işe alımlarda SGK prim teşvikleri. Aynı harcama için birden fazla kaynaktan destek almak genellikle yasaktır, ancak farklı harcamalar için farklı kaynaklar kullanılabilir. Her birinin güncel koşulunu kendi resmî sitesinden doğrulayın.