Cari Hesap ve Tahsilat Takibi: Alacağı Zamanında Toplamanın Sistemi

Cari hesap ne kaydeder?

Cari hesap, bir müşteri veya tedarikçiyle aranızdaki tüm parasal hareketin tarih sıralı kaydıdır: satış, iade, tahsilat, ödeme, iskonto ve masraf. Bakiye, bu hareketlerin sonucudur.

Bakiyenin güvenilir olması için istisnasız her hareketin sisteme girmesi gerekir. Elle takip edilen tek bir kalem — örneğin sözlü verilen bir iskonto — bakiyeyi bozar ve bir süre sonra müşteriyle mutabakat imkânsız hale gelir.

Bu yüzden cari hesapta “küçük tutar, sonra girerim” diye bir kategori olmamalıdır. Girilmeyen her hareket, ileride tartışmaya dönüşür.

Ekstre: tartışmayı bitiren belge

Ekstre, bir cari hesabın belirli tarih aralığındaki tüm hareketlerinin dökümüdür. Müşteri itirazlarını çözen ve mutabakatı mümkün kılan tek belgedir.

Müşteri “ben o ödemeyi yaptım” dediğinde konuyu kapatan şey tarih sıralı dökümdür. Bu döküm anında alınamıyorsa, her itiraz kayıt aramakla geçen saatlere dönüşür.

Düzenli mutabakat, sorunları küçükken yakalar. Dönem sonlarında müşteriye ekstre gönderip teyit almak, aylar sonra ortaya çıkacak büyük farkları önler.

Yaşlandırma: hangi alacak ne kadar bekliyor?

Alacak yaşlandırma, açık alacakları vadesinden bu yana geçen süreye göre gruplar. Tahsilat çabasının nereye yoğunlaşacağını belirleyen temel rapordur.

Yaşlandırma raporu olmadan tahsilat, en çok sesini duyuran müşteriden yapılır; en sessiz ve en riskli alacak ise fark edilmeden büyür.

Ödeme planı ve taksitli satış

Vadeli veya taksitli satışta her taksit ayrı bir vade demektir. Ödeme planı sistemde tanımlı değilse hangi taksitin ödendiği, hangisinin geciktiği takip edilemez.

• Her taksitin tutarı ve vadesi satış anında tanımlanmalıdır.
• Kısmi ödemeler doğru taksite işlenmelidir; toplu bakiye düşümü takibi bozar.
• Yaklaşan vadeler önceden görünür olmalıdır.
• Geciken taksitler otomatik olarak yaşlandırmaya düşmelidir.
• Plan değişikliği (erteleme, yeniden yapılandırma) kayıtlı olmalıdır.

Taksitli satışta en sık yapılan hata, gelen ödemeyi taksite değil genel bakiyeye işlemektir. Bu durumda toplam doğru görünür ama hangi taksitin geciktiği kaybolur.

Tahsilat sürecini rutine bağlamak

Tahsilat, hatırlandığında yapılan bir iş değil haftalık bir rutin olduğunda çalışır. Rutin üç adımdan oluşur: yaşlandırmaya bak, temas et, sonucu kaydet.

Bu rutinin en kritik parçası, konuşmanın kaydedilmesidir. Kayıt yoksa aynı müşteriye üç hafta üst üste aynı soru sorulur ve süreç ciddiyetini kaybeder.

1. Haftanın sabit bir gününde yaşlandırma raporunu açın.
2. Vadesi geçmiş alacakları gecikme süresine göre sıralayın.
3. Her biri için temas kurun; kimi aradığınızı ve ne konuşulduğunu kaydedin.
4. Verilen ödeme sözünü tarihiyle birlikte sisteme işleyin.
5. Söz tarihinde ödeme gelmediyse bir sonraki adıma geçin.
6. Riskli carilerde yeni vadeli satışı kısıtlayın.

Nakit akışına bağlamak

Tahsilat takibinin asıl amacı geçmişi kaydetmek değil, geleceği görebilmektir. Vade tarihleri bilindiğinde önümüzdeki haftalarda kasaya ne gireceği öngörülebilir.

Aynı tablonun diğer yarısı borçlardır: tedarikçiye ne zaman ne kadar ödeneceği. İkisi yan yana konduğunda, hangi haftada nakit sıkışması olacağı önceden görülür.

Bu öngörü, işletmenin ödeme planlarını buna göre kurmasını sağlar. Sıkışmayı önceden görmek, sıkıştıktan sonra çözüm aramaktan çok daha ucuzdur.

ESA'da satış, ödeme planı, tahsilat ve kasa aynı akışta bağlı olduğu için bu tablo ayrıca hazırlanmaz; kayıtlardan doğar.

Sık sorulan sorular