Barkod Sistemi Nasıl Kurulur? Sıfırdan Kurulum Rehberi

Barkod bir tanımlayıcıdır: ürünü değil, ürünün kaydını işaret eder. İçinde fiyat, stok ya da ürün adı yoktur. Okutulduğunda sistem o numarayı ürün kartında arar ve bilgiyi oradan getirir. Kart yoksa barkodun hiçbir anlamı yoktur.

En yaygın yanlış anlama budur: barkodun içinde fiyatın yazdığı sanılır. Yazmaz. Barkod yalnızca bir numaradır; o numaranın hangi ürüne karşılık geldiğini, kaç para olduğunu, hangi rafta durduğunu sizin sisteminiz bilir. Bu yüzden aynı barkod farklı iki mağazada farklı fiyat gösterebilir — çünkü fiyat barkodda değil, kayıtta durur.

Bunun pratik sonucu şudur: barkod okuyucu almadan önce ürün kartlarınızın düzgün olması gerekir. Her ürünün tek bir kaydı olmalı, o kaydın tek bir kodu olmalı ve aynı ürün ikinci kez farklı adla açılmamış olmalıdır. Kayıtlar dağınıkken barkoda geçmek, dağınıklığı hızlandırmaktan başka işe yaramaz.

• Barkod yapar: aynı ürünü her seferinde aynı kayda bağlar, elle giriş hatasını ortadan kaldırır, sayımı ve kasa işlemini hızlandırır.
• Barkod yapmaz: fiyat taşımaz, stok tutmaz, ürünü tarif etmez, yanlış açılmış ürün kartını düzeltmez.
• Barkod gerektirir: her ürün için tek ve tekrarsız bir kayıt, o kayda bağlı tek bir kod.

Perakendede satılan ürünlerde EAN-13, küçük ambalajlarda EAN-8, işletme içi kodlarda ve depo etiketlerinde Code 128 kullanılır. Koli ve palet için ITF-14, parti-son kullanma tarihi taşımak gerekiyorsa GS1-128 vardır. Ekrandan okutma ya da fazla veri gerekiyorsa QR ve DataMatrix devreye girer.

Pratikte küçük ve orta ölçekli bir işletmenin ihtiyacı iki türle karşılanır: raftaki ürünler için üreticinin bastığı EAN-13, kendi ürettiğiniz ya da barkodsuz gelen ürünler için Code 128. Üçüncü bir tür eklemeden önce, onu okuyacak donanımınızın olduğundan emin olun.

Ürün barkodsuz geliyorsa kendi kodunuzu üretebilirsiniz, ama rastgele numara vermeyin. GS1, 2 ile başlayan ön ekleri işletme içi kullanıma ayırmıştır. Bu aralıkta üretilen kodlar sizin sisteminizde çalışır, dışarıda başka bir ürüne çakışmaz.

Ürünü kendiniz üretiyor ve dışarıya satacaksanız (market rafına, pazaryerine, başka bir bayiye) gerçek bir EAN-13'e ihtiyacınız vardır. Bu numaralar GS1 tarafından tahsis edilir; işletmeye bir firma ön eki verilir, siz de o ön ekin devamını kendiniz numaralandırırsınız. Uydurma bir EAN-13 basmak, başka bir üreticinin ürünüyle çakışma riski taşır.

Ama ürün yalnızca sizin sisteminizde dolaşacaksa — dökme satılan bir mal, kendi hazırladığınız bir set, barkodsuz gelen yedek parça — kendi kodunuzu üretmek hem serbest hem doğrudur. Burada iki yol vardır: iç kullanım aralığında geçerli bir EAN-13 üretmek ya da doğrudan Code 128 kullanmak.

13 hanenin sonuncusu kontrol basamağıdır; ilk 12'den hesaplanır.

1) Soldan sayarak tek sıradakileri 1, çift sıradakileri 3 ile çarp
2) Hepsini topla
3) Kontrol = (10 - toplam mod 10) mod 10

Örnek — ilk 12 hane: 8 6 8 1 2 3 4 5 6 7 8 9
  8×1=8    6×3=18   8×1=8    1×3=3
  2×1=2    3×3=9    4×1=4    5×3=15
  6×1=6    7×3=21   8×1=8    9×3=27
  Toplam = 129
  129 mod 10 = 9  →  (10 - 9) mod 10 = 1

Tam barkod: 8681234567891

Kontrol basamağının işi hata yakalamaktır. Okuyucu barkodu okuduğunda aynı hesabı yapar; sonuç tutmuyorsa okuma reddedilir. Bu yüzden numarayı elle üretirken kontrol basamağını atlamayın — atlarsanız okuyucu geçerli bir barkod göremez.

1. 01

   İç kullanım ön ekini seç

   2 ile başlayan bir ön ek belirleyin, örneğin 29. Bu iki hane bütün iç kodlarınızda sabit kalır ve o kodun size ait olduğunu söyler.

2. 02

   Sıra numarasını ayır

   Kalan 10 haneyi sıra numarası olarak kullanın: 0000000001'den başlayıp artırın. Anlam yüklemeye çalışmayın — kategoriyi koda gömmek ilk bakışta cazip gelir ama kategori değişince kod yanlış kalır.

3. 03

   Kontrol basamağını hesapla

   12 haneyi yukarıdaki formülle tamamlayın. Sistem bunu otomatik yapabiliyorsa elle yapmayın; elle üretilen kodlarda en sık hata burada çıkar.

4. 04

   Kodu ürün kartına yaz ve kilitle

   Kod bir kez atandıktan sonra değişmemelidir. Ürün adı, fiyatı, tedarikçisi değişebilir; kodu değişirse geçmiş hareketlerle bağı kopar.

Okuyucu seçiminde üç soru belirleyicidir: hangi barkod türlerini okuyacak (1D mi 2D mi), nasıl bağlanacak (kablolu mu kablosuz mu) ve nerede kullanılacak (kasa mı depo mu saha mı). Fiyat farkının büyük kısmı bu üç başlıktan çıkar.

Bağlantı tarafında bilmeniz gereken tek teknik ayrım şudur: çoğu okuyucu varsayılan olarak klavye gibi davranır. Barkodu okuduğunda, o anda imleç neredeyse oraya rakamları yazar ve sonuna bir Enter ekler. Bunun anlamı, okuyucunun herhangi bir programla — hatta bir metin dosyasıyla — çalışabilmesidir. Özel bir sürücü kurmanız gerekmez.

Bu davranış aynı zamanda ilk testinizdir. Okuyucuyu takın, boş bir metin dosyası açın ve bir ürünü okutun. Numara doğru yazılıyorsa donanım tarafında sorun yok demektir; bundan sonrası yazılım ayarıdır. Yazmıyorsa ya da hatalı yazıyorsa sorunu programda aramanıza gerek yoktur.

Okunmayan barkodun sebebi genellikle okuyucu değil, etikettir. Baskı kalitesi, etrafındaki boş alan, malzeme seçimi ve yapıştırma yeri okunabilirliği doğrudan belirler. Termal direkt baskı ucuzdur ama solar; uzun ömürlü etikette termal transfer gerekir.

Yazıcı çözünürlüğü etiketin boyutuna göre seçilir. Standart raf ve ürün etiketleri için yaygın çözünürlük yeterlidir; çok küçük etikete uzun bir kod sığdıracaksanız daha yüksek çözünürlüklü bir yazıcı gerekir. Kod sıkıştıkça çubuklar incelir ve düşük çözünürlüklü baskıda çubuklar birbirine karışır.

• Sessiz alan: barkodun sağında ve solunda boş bırakılması gereken bölgedir. Buraya yazı ya da çerçeve girerse okuyucu barkodun nerede bittiğini anlayamaz. En yaygın etiket tasarım hatasıdır.
• Kontrast: çubuklar koyu, zemin açık olmalıdır. Renkli zemine basılan barkodlar, özellikle kırmızı zemin, lazer okuyucular tarafından okunamayabilir.
• Yükseklik: barkodu kısaltmak yer kazandırır ama okutma açısını daraltır. Kasada hızlı okutma yapılacaksa yüksekliği kısmayın.
• Yerleşim: etiket ürünün kavisli ya da katlanan yüzeyine gelmemeli. Kavis, çubukların görünen genişliğini bozar.
• Malzeme: nemli, soğuk ya da yağlı ortamda kâğıt etiket kalkar. Bu ortamlarda sentetik etiket ve uygun yapıştırıcı gerekir.

Barkodun en çok kazandırdığı iş sayımdır. Elle sayımda hem okuma hem yazma hatası vardır; barkodla ikisi de ortadan kalkar. Sayımın doğru yürümesi için üç kural gerekir: sayım sırasında hareket durur, sayılan alan bölünür ve fark raporu ürün ürün incelenir.

1. 01

   Alanı böl ve sırayı belirle

   Depoyu ya da mağazayı bölgelere ayırın; her bölgeyi tek kişi saysın. Bölge sınırları fiziksel olarak belli olmalı (raf numarası, koridor), yoksa iki kişi aynı ürünü sayar ya da ikisi de atlar.

2. 02

   Hareketi durdur

   Sayım sürerken satış, mal kabul ve sevkiyat durmalıdır. Duramıyorsa, sayım sırasında giren ve çıkan malın ayrı bir listede tutulup sayım sonrası mahsup edilmesi gerekir. Bu ayrımı yapmayan sayımın farkı yorumlanamaz.

3. 03

   Oku ve say

   Her ürünü okutup adedini girin. Aynı ürünü ikinci kez okutmak eklemeli mi çalışıyor yoksa üzerine mi yazıyor — bunu sayıma başlamadan önce bilin. İki davranış da olabilir ve karıştırılırsa sonuç bozulur.

4. 04

   Farkı ürün bazında incele

   Toplam fark bir sayıdır ve bir şey anlatmaz. Anlamlı olan hangi üründe ne kadar fark olduğudur. Tek yönlü büyük farklar genellikle kayıt hatasına, karşılıklı artı-eksi çiftleri ise iki ürünün birbirine karıştığına işaret eder.

5. 05

   Düzeltmeyi gerekçesiyle yaz

   Sayım sonrası düzeltme, sebebi yazılmadan yapılmamalıdır. "Sayım farkı" tek başına bir gerekçe değildir; kırılma, kayıp, yanlış sevk gibi ayrımlar tutulmazsa aynı fark her sayımda tekrarlar.

Yılda bir kez yapılan büyük sayımın alternatifi döngüsel sayımdır: bütün stoğu bir günde saymak yerine, her hafta belli bir grubu saymak. Hızlı hareket eden ve değeri yüksek ürünler daha sık, yavaş hareket edenler daha seyrek sayılır. Böylece işletme hiç durmaz ve fark birikmeden yakalanır.

Kalem doğruluğu = Farkı olmayan ürün sayısı / Sayılan ürün sayısı

Örnek:
  Sayılan ürün çeşidi ....... 480
  Farkı olmayan ............. 447
  Kalem doğruluğu = 447 / 480 = 0,931 → %93,1

Dikkat: toplam adet doğruluğu yanıltıcıdır. Bir üründe +20,
diğerinde -20 fark varsa toplam tutar ama iki kayıt da yanlıştır.
Ölçüyü her zaman kalem (çeşit) üzerinden alın.

Barkod projelerinin çoğu donanım yüzünden değil, kayıt disiplini yüzünden aksar. Aynı ürünün iki kartı, farklı ambalajlara aynı kod, değişen kodlar ve etiketlenmemiş ürünler en sık görülen dört sorundur.

Bu altısının beşi kayıt disiplinine bağlıdır. Donanım yalnızca son satırdaki sorunu doğurur. Bu yüzden barkod kurulumunu bir bilgi işlem işi değil, bir operasyon işi olarak ele almak gerekir: kararı verecek kişi, ürün kartlarını kimin açtığını ve nasıl açtığını bilen kişidir.

Doğru sıra şudur: kayıt temizliği, kod atama, etiketleme, donanım, deneme sayımı, tam geçiş. Donanımla başlayan kurulumlar, okutacak düzgün kayıt bulamadığı için ilk haftada tıkanır.

1. 01

   1. Ürün kartlarını temizle

   Tekrar eden kayıtları birleştirin, kullanılmayanları kapatın, adlandırmayı tek biçime getirin. Bu adım atlanırsa sonraki her adım aynı hatayı çoğaltır.

2. 02

   2. Kodları ata

   Üreticinin barkodu olan ürünlerde o kodu okutup karta yazın. Barkodsuz ürünlerde iç kodunuzu üretin. Her ürünün kodu olana kadar devam edin; "sonra bakarız" bırakılan ürünler kalıcı istisna olur.

3. 03

   3. Etiketle

   Barkodsuz ürünleri etiketleyin. Etiketlemeyi mal kabul sürecine kalıcı bir adım olarak ekleyin, yoksa bir defalık bir temizlik olarak kalır ve altı ay sonra baştan başlarsınız.

4. 04

   4. Donanımı kur ve test et

   Okuyucuyu bağlayın, metin dosyasına okutarak test edin, sonra programa bağlayın. Etiket yazıcısını gerçek etiketle test edin.

5. 05

   5. Küçük bir alanda deneme sayımı yap

   Bütün depoyu değil, tek bir rafı ya da tek bir ürün grubunu sayın. Süreçteki aksaklıklar burada ucuza çıkar.

6. 06

   6. Tam geçişe al

   Kasada elle ürün arama alışkanlığını kapatın. Barkod okutulmadan satış yapılamayan bir düzen, sistemi kendi kendine ayakta tutar.

Altıncı adım en çok atlanan ve en belirleyici olanıdır. Barkod okutma zorunlu değilse, yoğun bir günde herkes eski alışkanlığına döner ve sistem kayıt üretmez. Zorunluluk katı bir kural gibi görünür ama aslında sistemi ayakta tutan tek şeydir.

Kurulum bittikten sonra üç sayı bakılmaya değer: barkodsuz ürün oranı, elle giriş oranı ve sayım kalem doğruluğu. Üçü de aylık takip edilir ve birlikte okunduğunda düzenin nerede bozulduğunu gösterir.

Dördüncü satır en kullanışlı olanıdır. Bir üründe her sayımda fark çıkıyorsa sorun sayımda değildir: ya o ürünün kartı yanlış, ya iki ürün birbirine karışıyor, ya da bir yerde kayıt dışı bir hareket var. Tek seferlik farkları kovalamak yerine tekrarlayanlara bakmak, aynı emekle çok daha fazlasını çözer.

Bu dört sayı elle de çıkarılabilir ama her ay tekrarlanacaksa sistemden otomatik alınmalıdır. Ürün kartı, barkod alanı ve satış satırı düzgün tutuluyorsa dördü de tek raporla gelir; tutulmuyorsa önce o disiplini kurmak gerekir — ölçüm ondan sonra anlam kazanır.